Jak dbać o bezpieczeństwo dokumentów w firmie?

Dokumenty firmowe to pojęcie bardzo szerokie – dotyczy ono zarówno korespondencji prowadzonej z klientami i kontrahentami, a także dowodów księgowych czy baz danych adresowych oraz dokumenty dotyczące opracowywanych produktów czy technologii. O wszystkie te dokumenty należy odpowiednio dbać – zabezpieczyć je przed zniszczeniem, a także kradzieżą. Jak zatem zapewnić bezpieczeństwo dokumentom w wersji papierowej i coraz popularniejszej cyfrowej?

Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów firmowych w wersjach tradycyjnych?

Tradycyjna forma dokumentów dalej jest popularna, również w nowoczesnych firmach. Jeżeli bazy danych opierają się w głównej mierze na tradycyjnych dokumentach, to w firmie należy wydzielić specjalne pomieszczenie, w którym będą one przechowywane. Szczególną uwagę należy przyłożyć do bezpieczeństwa danych osobowych pracowników oraz klientów. Dokumenty pracownicze należy trzymać w szafach pancernych lub wydzielonych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem. Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnych teczkach lub kartonach wykonanych z papieru bezkwasowego, który zapewnia lepsze warunki do przechowywania dokumentów.

Niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników

Niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników (źródło: www.rhenus-data.pl)

Jeżeli w siedzibie firmy nie ma odpowiedniego pomieszczenia warto przechowywanie dokumentów  powierzyć firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w przechowywaniu i archiwizacji dokumentów.

Warto też pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu pomieszczenia, w jakim przechowywane są dokumenty przed kradzieżą. Do tego rodzaju pomieszczenia powinny mieć dostęp jedynie osoby upoważnione, a wejście do archiwum zakładowego powinno być chronione systemem alarmowym, który włączany jest na czas, gdy nie przebywają w nim pracownicy.

Jak zabezpieczyć dokumenty firmowe w wersji cyfrowej?

Z jednej strony dokumenty w wersji cyfrowej są o wiele łatwiejsze w przechowywaniu niż dokumenty w wersji tradycyjnej. Zabierają one o wiele mniej miejsca i ich obieg w firmie jest sprawniejszy. Jednak w tym przypadku przy nieodpowiednio dobranych technologiach zabezpieczenia trzeba się liczyć z tym, że dokumenty mogą wyciec w wyniku szpiegostwa przemysłowego, a system archiwizacji może zostać zhakowany.

Dlatego jednym z najważniejszych zabezpieczeń dokumentów w wersji elektronicznej będzie przygotowanie dobrze zabezpieczonego systemu informatycznego. W grę wchodzić będą przede wszystkim programy antywirusowe, zapory sieciowe oraz przygotowanie systemu autoryzacji dostępu do określonych grup dokumentów dla poszczególnych pracowników, by do istotnych dokumentów nie mieli dostępu pracownicy niższego szczebla lub wręcz osoby postronne.

Kolejna istotną rzeczą, na jaką należy zwrócić uwagę jest wysokiej jakości sprzęt, który będzie cechował się niską awaryjnością. Sprzęt należy też zabezpieczyć przed przepięciami.

Istotnym elementem zabezpieczania dokumentów jest także wykonywanie kopii zapasowych wszystkich dokumentów i danych. Pozwoli to na szybkie przywrócenie wszystkich informacji w razie jakiejkolwiek awarii systemu w firmie.