Przechowywanie CV po rekrutacji

Nieodłącznym elementem procesu rekrutacji jest przetwarzanie danych osobowych. Osoby rekrutujące pracowników często zadają sobie pytania odnośnie tego, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów po rekrutacji. Czy należałoby je zniszczyć?  Jeżeli jesteś pracodawcą to przeczytaj, na co należy zwrócić uwagę, aby proces rekrutacji nie naruszał ustawy o ochronie danych osobowych

 

Przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych

Każdy pracodawca, otrzymujący dokumenty w postaci CV i listów motywacyjnych, jest prawnie zobowiązany do ochrony danych osobowych znajdujących się w powierzonych drukach. Prawo nie określa jednoznacznie w jaki sposób powinno się przechowywać powierzone dokumenty. Decyzja o tym, jakie zabezpieczenia powinno się zastosować, by chronić dane kandydatów, należy więc do pracodawcy. Przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych powinno być zorganizowane w taki sposób, aby nie były one dostępne dla osób, które nie są uprawnione do ich oglądania. Najczęściej umiejscawia się je w osobnych zamykanych szafkach.

 

Co zrobić z dokumentami po zakończeniu rekrutacji?

Według ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca (pełniący funkcję administratora danych) może przechowywać papiery rekrutacyjne nie dłużej niż do osiągnięcia celu ich przetwarzania. Jak należy to rozumieć? Jeżeli za cel uznamy przeprowadzenie rekrutacji, to CV osób, które się nie zakwalifikowały powinny zostać zniszczone. Najlepiej używać do tego specjalnych niszczarek. To samo dotyczy dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej. Niektórzy pracodawcy decydują się jednak nawet na dziesięcioletnie przechowywanie otrzymanych dokumentów. Dlaczego? Przede wszystkim warto zaznaczyć, że celem tak długiego trzymania CV jest ich archiwizacja. Stanowi to zabezpieczenie dla firmy, w razie ewentualnych roszczeń odrzuconych kandydatów. Niezakwalifikowana osoba może bowiem wystąpić do pracodawcy z roszczeniem dotyczącym m.in. dyskryminacji na etapie rekrutacji. Przedsiębiorstwo nie posiadające papierów rekrutacyjnych tej osoby, nie byłoby w stanie skutecznie się bronić przed takimi zarzutami. Dlaczego akurat dziesięć lat? Bo tylko przez taki okres, od zakończenia rekrutacji, można zgłaszać roszczenia do pracodawcy.

Dokumenty rekrutacyjne można przetrzymywać także na potrzeby przyszłych rekrutacji. Jest to zgodne z prawem wyłącznie wtedy, kiedy kandydat zaznaczy, że wyraża na to zgodę. Zachowanie wysokiego poziomu ochrony danych osobowych podczas przeprowadzanych procesów rekrutacyjnych z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na wizerunek pracodawcy.