Jak przeprowadzić cyfryzację dokumentów w firmie?

Rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że cały czas można usprawniać działanie firmy, w tym obieg dokumentów niej. Jednym z takich rozwiązań jest digitalizacja dokumentów, czyli przygotowywanie ich cyfrowych wersji. Jak przebiega taki proces i czy warto inwestować w tego rodzaju usług? Oto najważniejsze informacje dotyczące cyfryzacji dokumentów.

Czym jest jest cyfryzacja dokumentów?

Cyfryzacja dokumentów to proces przygotowania ich cyfrowych wersji. Następuje to przez skanowanie przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania. Dzięki temu można szybko zindeksować i skatalogować dokumenty w wersji cyfrowej. Przed przystąpieniem do cyfryzacji archiwum warto przygotować dokumenty, które są przeznaczone do zniszczenia, a które dalej będą w obiegu firmowym. Pozwoli to zaoszczędzić sporo pieniędzy i czasu.

Po przeprowadzeniu digitalizacji dokumentów powinno być przeprowadzone szkolenie dla pracowników w zakresie sposobu katalogowania dokumentów oraz obsługi programu pozwalającego na składanie zamówień na udostępnienie archiwalnych dokumentów.

Dlaczego warto przygotować cyfrową wersję archiwum zakładowego?

Sprawnie przygotowana cyfryzacja dokumentów pozwoli w krótkim czasie uzyskać lepsze efekty, jeżeli chodzi o szybkość obiegu dokumentacji w firmie. Cyfrowy dokument może być nawet w przeciągu kilku minut udostępniony osobie, która go aktualnie potrzebuje. Ma to ogromne znacznie, szczególnie w firmach, które składnice dokumentacji mają poza siedzibą własnej firmy.

Oprócz tego, że obieg dokumentów jest sprawniejszy, to jeszcze dokumenty w formie cyfrowej są bezpieczniejsze niż w tradycyjnej formie. Zminimalizowane jest ryzyko zagubienia dokumentu czy jego zniszczenia, a także jest mniejsza szansa na to, że dokumenty trafią w niepowołane ręce.

Trzeba w tym przypadku pamiętać o regularnym wykonywaniu kopii zapasowych wszelkich zmian tworzonych na dokumentach, a także pracowaniu na serwerach zabezpieczonych odpowiednim programem antywirusowym i zaporą chroniącą przed atakami z zewnątrz. Dobrze też wgrać na serwery i poszczególne stanowiska program monitorujący obieg dokumentów.

Czy cyfryzację przeprowadzić samodzielnie czy zlecić to firmie zewnętrznej?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tą kwestią. Jednak w większości przypadków o wiele lepszym rozwiązaniem będzie wynajęcie firmy specjalizującej się w tego typu pracach. Digitalizacja zostanie przeprowadzona sprawnie i mniejszym kosztem. Konieczność skanowania dokumentów wiąże się z zakupem specjalistycznego oprogramowania i sprzętu. Dodatkowo pracownicy firmy od razu przygotują system katalogowania i przeprowadzą podstawowe szkolenie z zakresu obsługi panelu administracyjnego do zarządzania cyfrowymi dokumentami.