Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem?

Niezależnie od tego czy mówmy o dużych korporacjach czy niewielkich przedsiębiorstwach, znajdą się tam teczki i pliki z ważnymi dokumentami i papierami. Warto zadbać o to, by były odpowiednio chronione przed uszkodzeniem – najlepsza w tym wypadku jest profesjonalna oprawa dokumentów. To również najlepsza okazja, żeby jednocześnie uporządkować dokumenty.

W jaki sposób zabezpieczyć dokumenty?

Oprawa dokumentów to już norma w większych firmach. Swoje teczki, skoroszyty czy całe segregatory mają faktury, umowy, rachunki i papiery przypisane do konkretnych projektów. W zależności od ich objętości, wybiera się różne formy oprawy. Typowa oprawa dokumentów to:

– zapięcie ich do skoroszytu,

– trzymanie dokumentów w teczce,

– bindowanie całych plików kartek,

– złączenie pliku kartek listwą.

Przy oprawie bardzo popularne są koszulki, w które można włożyć nawet kilka arkuszy papieru i które fantastycznie chronią przed np. wilgocią czy zabrudzeniem. Inną, elegantszą opcją jest laminowanie. Pokryta przezroczystą warstwą ochronną kartka jest bardziej sztywna i odporna na działanie czynników zewnętrznych. Laminowanie jako oprawa dokumentów sprawdza się w różnych sytuacjach. Najczęściej laminowane są regulaminy, instrukcje obsługi, szczególnie ważne dokumenty.

Laminowanie sprawdza się też na potrzeby prywatne. To najlepszy sposób, żeby np. chronić nuty przed przemoczeniem czy zabrudzeniem.

Oprawa dokumentów a idealnie zorganizowane biuro

Oprawa dokumentów przede wszystkim jednak przydaje się w biurach. To niezawodny sposób na przedłużenie ich żywotności, ale i uporządkowanie biura czy archiwum. Umieszczone w segregatorach, skoroszytach i spięte listwą do dokumentów pliki, wyglądają schludnie, estetycznie, a odpowiednio uporządkowane znacznie ułatwiają pracę. Zanim jednak zostanie zarządzona oprawa dokumentów, warto przemyśleć, w jaki sposób przechowywać dokumenty. Ważny jest odpowiedni system, a dokumenty można porządkować na kilka sposobów – chronologiczne albo według projektów, klientów czy konkretnych usług.

Czy kolory podczas oprawy dokumentów mają znaczenie?

Sama oprawa dokumentów to wciąż jeszcze nie wszystko. Trzeba je odpowiednio oznaczyć. Tu liczy się nazewnictwo, ale i kolory.

Teczki, skoroszyty i segregatory mają zazwyczaj specjalne listwy czy kieszonki na grzbietach lub w widocznym miejscu, w które można wsunąć kartkę z dokładnym opisem, jakie dokumenty się w nich umieszcza. Kolory natomiast to świetny sposób, by odróżnić teczki wizualnie. Do konkretnej barwy można przyporządkować konkretnych klientów, usługi albo według koloru szeregować dokumenty z konkretnych lat.

Taka kolorystyczna segregacja może okazać się praktyczna, ale warto się dwa razy zastanowić, zanim się zainwestuje. Duża ilość teczek i segregatorów w różnych kolorach wcale nie daje wrażenia porządku. Wręcz przeciwnie – to kolorystyczny chaos. Zdecydowanie najciekawiej wyglądają teczki w firmowych kolorach. Klasycznie i schludnie prezentują się też dokumenty oprawione w biurowe kolory – biel, beż, popiel albo granat.